Como evitar fraudes na sua empresa

Como evitar fraudes na sua empresa

A empresa de investigação americana Kroll divulgou, no ano passado, informações preocupantes a respeito de fraudes empresariais no Brasil. Segundo o levantamento, 74% das organizações teriam sofrido ao menos um episódio de fraude nos 12 meses anteriores à pesquisa.

Entretanto, esta não é a única organização que constatou a gravidade da situação. De acordo com a consultoria KPMG, a apropriação indébita de recursos da empresa (roubos de estoque, por exemplo) é o principal tipo de esquema que acontece dentro das organizações: ela representa 56% das ocorrências.

Por mais preocupante que o cenário seja, há maneiras de evitar essa estatística. Uma das principais é a adoção de um sistema de gestão ERP pela empresa.

Como um sistema de gestão ERP pode ajudar a prevenir e detectar fraudes?
Os sistemas de gestão ERP são cada vez mais usados por negócios de todos os portes para melhorar a gestão, reduzir os erros e diminuir os custos. Mas, poucos empreendedores enxergam que esses softwares também são excelentes ferramentas para evitar fraudes e desvios de recursos dentro das empresas.

Melhora da segurança da informação
De acordo com a consultoria PwC, 41% das empresas afirmam que os principais responsáveis pelos vazamentos de informações são os próprios funcionários. Já a Kroll afirma que 81% das fraudes que envolvem dados são realizadas pelos colaboradores de uma organização. Isso releva a importância de ter políticas de segurança da informação. sistema de gestão ERP que restrinja o acesso aos dados por usuário é o primeiro passo para prevenir esquemas fraudulentos.

Trata-se de colocar em prática um dos pilares da segurança da informação: a confidencialidade. Basicamente, cada colaborador deve ter acesso somente aos dados necessários para fazer o seu trabalho.

Simplificação e melhora da auditoria interna
A auditoria interna é uma poderosa ferramenta contra os esquemas maliciosos. Trata-se de uma análise aprofundada dos processos da empresa, de modo a identificar vulnerabilidades e suspeitas. O alto detalhamento dessa ferramenta a torna especialmente trabalhosa: sua conclusão pode levar alguns meses!

Entretanto, o sistema ERP é uma poderosa ferramenta para diminuir sua duração e melhorar sua eficácia. Como ele armazena e cruza dados de diferentes áreas de gestão, o auditor tem acesso a tudo com poucos cliques, percebendo tendências e analisando-as de modo rápido e intersetorial.

Inventários de estoque mais precisos
A apropriação indébita de recursos é um dos principais esquemas de fraudes que acontecem dentro das empresas brasileiras. No caso do varejo, isso significa que os furtos de mercadorias pelos próprios funcionários é um problema recorrente nos estabelecimentos.

Um sistema de gestão ERP permite que você informatize o controle de estoque ‎, facilitando a realização de inventários. Assim, você detecta discrepâncias – e, consequentemente, fraudes – com maior facilidade.

Facilidade na realização de auditorias
O sistema ERP faz mais do que armazenar dados: eles os cruza e organiza, o que é de grande valia para o gestor. Acontece que essa função também facilita bastante o trabalho dos profissionais responsáveis pelas auditorias internas.

Ele pode identificar que, quando determinado operador de caixa está trabalhando, há mais perdas e furtos. Ou que, quando um colaborador específico recebe os pedidos dos fornecedores, há mais quebras de estoque. Esses fatos podem ser apurados para constatar se são causados por meros erros ou se há um esquema fraudulento por trás disso.

Descentralização das tarefas
As estatísticas revelam que a ameaça, quase sempre, vem de dentro: a maior parte das fraudes é cometida por funcionários.

Um dos principais fatores de risco é deixar processos demais sob controle de um único colaborador – algo muito comum em pequenas empresas. Caso ele seja mal-intencionado, isso lhe permitiria acobertar as próprias ações.

A descentralização das tarefas e o bloqueio a algumas delas dentro do sistema ERP é uma boa forma de evitar isso. Por exemplo: por mais que todos os funcionários do financeiro tenham que visualizar o fluxo de caixa, é importante atribuir as funções de contas a pagar e a receber a pessoas diferentes. Caso uma delas tenha um esquema fraudulento em mente, terá mais trabalho para encobrir seus rastros.

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